Le règlement général sur la protection des données (RGPD) est entré en vigueur le 25 mai 2018. On en entend beaucoup parler, mais on a parfois du mal à déterminer ce qu’il faut faire pour être en conformité avec ces directives. En tant que professionnel de l’immobilier, vous êtes pleinement concerné par ces changements. Voici l’essentiel à savoir pour vous adapter et vous conformer au RGPD.
1. Nommer un délégué à la protection des données (DPO)
La CNIL conseille à chaque entreprise de nommer un délégué à la protection des données (Data Protection Officer, en anglais). Dans la mesure où les agences immobilières ne manipulent pas de données sensibles, la nomination d’un DPO y reste facultative, mais est fortement recommandée. Celui-ci est la personne référente de votre agence immobilière en matière de données et de RGPD. Le DPO devient ainsi l’interlocuteur privilégié entre l’agence et la CNIL.
À noter : le DPO peut être commun à plusieurs agences.
2. Connaître les droits des clients et les en informer
Avec le RGPD, vos clients bénéficient de plusieurs droits qu’il convient de bien connaître. Vous avez obligation de transparence en les informant dès le début de votre relation, des données que votre agence est susceptible de recueillir.
Leur consentement doit être explicitement donné pour tout recueil de données les concernant. Les clients doivent en outre pouvoir exercer leurs droits d’accès, de rectification, de modification, de portabilité et de retrait du consentement.
3. Établir un registre de l’utilisation des données dans votre agence
Faites un état des lieux des données collectées et traitées dans votre agence, ainsi que de la manière dont elles sont utilisées. Cela concerne les données clients, bien entendu, mais aussi celles de vos employés et collaborateurs. Toutes ces données doivent être rassemblées dans un registre actualisé en permanence, que vous devez tenir à disposition de la CNIL en cas de contrôle.
4. Faites le point sur l’utilisation des données par vos prestataires.
En complément de ce diagnostic, listez les prestataires de votre agence qui traitent des données personnelles.
Vérifiez que vos prestataires soient conformes au RGPD, notamment en ce qui concerne les logiciels professionnels qu’ils mettent à votre disposition ou le site internet qu’ils conçoivent et/ou hébergent pour vous.
Mettez à jour les documents contractuels que vous établissez avec les prestataires de votre agence. L’engagement RGPD des deux parties doit y figurer.
5. Connaître les délais légaux de conservation des données.
Vous devez connaître et appliquer les nouvelles règles en matière de durée de conservation des données. Les données doivent être effacées 3 ans après la fin de toute relation commerciale. Par ailleurs, toute donnée doit être supprimée au bout de 5 ans après sa collecte. Ceci implique aussi bien les données clients que celles des collaborateurs, y compris les documents fournis lors de candidatures dans votre agence.
6. Adapter les documents de votre agence immobilière
La mise en œuvre de la RGPD implique d’adapter les documents utilisés dans les activités de votre agence.
Ainsi, vos contrats de travail et votre règlement intérieur doivent inclure une clause RGPD. Celle-ci doit signifier clairement à l’ensemble de vos équipes les obligations à respecter dans le cadre de cette nouvelle règlementation.
Il est également important de communiquer et sensibiliser vos collaborateurs au sujet du RGPD et de sa mise en œuvre au sein de votre agence immobilière.
De même, les contrats que vous établissez avec vos clients doivent désormais faire figurer la clause RGPD. Il en va de même pour les contrats rédigés avec des mandataires. L'utilisation d'un logiciel spécialisé dans la création de contrats immobiliers est fortement recommandée : voir ici.
7. Anticiper pour faire face au mieux en cas de violation des données.
Mieux vaut anticiper pour connaître la marche à suivre dans le cas où une fuite de données traitées par votre agence serait constatée.
La CNIL doit alors être avertie sous 72 heures. Par ailleurs, les personnes concernées par cette violation de données doivent être prévenues le plus tôt possible. On comprend ici toute l’importance de maintenir son registre de données à jour.
Respecter le RGPD dans votre agence immobilière nécessite donc de diagnostiquer précisément l’utilisation des données dans vos activités. Cela demande une adaptation de vos pratiques, une bonne communication ainsi que de la prévoyance. Pour vous aider, sachez que la CNIL met des outils et guides à votre disposition.
Si le RGPD peut s’apparenter à un défi, choisissez plutôt de le voir comme l’occasion rêvée de peaufiner vos fichiers de données souvent obsolètes, tout en améliorant la satisfaction client !
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